SEDNA Back Office y AXION Punto de Venta son 2 herramientas desarrolladas por GRUPO ADM EIRL. Diseñadas especialmente para el mercado nacional, de acuerdo a nuestras leyes y costumbres. Ideal para Supermercados, Mini Mercados, Tiendas de ropa, Panaderías, Distribuidoras, Mayoristas, Ferreterías y en general para cualquier comercio que necesite de una herramienta rápida y fácil de manejar.
Además, de controlar su negocio, puede controlar sus sucursales, no importa a la distancia que esté.
La centralización de información del back office, administra todos los puntos críticos de sus sucursales, con SEDNA, contará con un centralizador automático de la información de sus locales.
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DESCRIPCION
GRUPO ADM EIRL, tiene el agrado de poner a su disposición su moderna aplicación informática para la administración y análisis de la información comercial y financiera del proceso de ventas, abastecimiento, Inventarios y control de cheques de su empresa.
SEDNA Back Office ha sido desarrollado recopilando información de muchos otros sistemas del mercado y aplicando su propio Know-How obtenido en nuestros 10 años dentro del rubro.
Por lo mismo, SEDNA Back Office ha logrado fortalecerse de las mejores características de los software en su tipo, además de contar con una plataforma de desarrollo actualizada y funcional.
La herramientas de desarrollo con las que fue creado permiten una interacción plena con el mundo digital de hoy, es así como a través de sencillos procedimientos es posible contar con una aplicación en línea para diferentes sucursales a lo largo del país, manteniendo nuestra información en línea y actualizada las 24 horas del día.
Visual Basic y MySql, herramienta de programación y motor de base de datos respectivamente, son nuestros aliados en nuestro fin de entregar una plataforma estable y segura para el procesamiento y almacenaje de la información, donde se destaca MySql, que siendo un motor de bases de datos es capaz de almacenar información de manera transaccional, es decir cada vez que es requerida se produce el proceso de grabación, manteniéndola cerrada el resto del tiempo para evitar rompimientos o colapsos. Si el cliente dispone de la licencia de otro motor de base de datos compatible, es posible hacer la migración sin mayor complicación a nivel de desarrollo.
También posee la capacidad de almacenar información hasta una capacidad de 7 terabytes, muy superior a mil gigas de espacio de almacenamiento de información. Hoy MySql es uno de los motores favoritos del mundo informático, ya que a sus mencionadas capacidades de almacenamiento se une el hecho de poseer una licencia de uso free, es decir libre de costo, haciéndola infinitamente más competitiva que sus contemporáneas SQL Server, ORACLE y otros motores con licencia final.
Visual Basic pone a nuestra disposición la gráfica y características propias de todo el potencial de Windows, ya que es esta la herramienta con se creó el más popular sistemas operativo del mundo, por lo mismo, podemos poner a su disposición un entorno de trabajo muy similar al que ocupa Windows en su versión XP, el manejo de impresoras, el uso de las diferentes tipos de letra, el manejo y acceso de red, conexión y navegación en Internet son rasgos propios y nativos de Windows, por lo mismo, todo ese potencial está presente en SEDNA Back Office, siendo una herramienta más de su computadora e integrada con todas las aplicaciones de Office, permitiendo la exportación de datos a Excel o a archivos planos.
Módulos Disponibles:
Módulo de Facturación: Permite la emisión de Cotizaciones, Notas de venta, Guías de despacho, Facturas, Notas de crédito.
Módulo de Abastecimiento: Permite la emisión de órdenes de compra y el posterior control a partir de dicho documento de las mercaderías recibidas, si la factura de su proveedor no coincide con la O/C SEDNA automáticamente la bloqueara a la espera de la nota de crédito.
Módulo de Inventario: En este módulo usted puede crear sus listas de precios y definir el precio de acuerdo a la cantidad de unidades que compre el cliente. SEDNA posee tres niveles de precio para este efecto, as así como usted podrá mantener un precio de mesón, un precio minoristas y otro para mayoristas en donde la cantidad sea el indicador automático para el sistema para mostrar el precio. Manejo de Stock mínimo por bodega, toma de inventarios ciegos.
Módulo de Informes: Todos los informes relacionados con los artículos están en un módulo especial, en que usted podrá conocer desde la compra, la venta, el margen y las mermas de cada de uno de sus productos, además cuenta con informes por clientes, en donde podrá conocer la cantidad de unidades compradas, el margen de utilidad con cada cliente y el total de compras por periodos de tiempo.
Módulo de Cuentas por pagar y cobrar: Este es un completo control de todos los documentos de compra y venta de su empresa, por medio de informes usted podrá conocer cuántas facturas le deben, o cuanto ha abonado de determinada factura, cuando y como se pagó, etc.
La estructura modular de SEDNA Back Office le permite al usuario poder adquirir las licencias de uso full del sistema o solo el módulo de su interés, reduciendo así los costos de implementación.
SEDNA es Multi Empresa, el manejo de varias empresas está absolutamente presente en nuestra aplicación, No necesita de varios programas para manejar sus empresas, con ADM Gestión esta esa opción a su alcance.
SEDNA es Multi Sucursal, con esta opción podrá controlar sus sucursales como un unidad de venta similar a la casa central, y no como una bodega más, los traspasos entre sucursales se pueden direccionar, incluso indicando la bodega de destino en la sucursal.
SEDNA es Multi Bodega, cada sucursal puede tener las cantidad de bodegas que necesite, los traspasos entre ellas y entre otros bodegas de otra sucursales están acompañados de los correspondientes documentos internos de respaldo, quedando así los movimientos entre bodegas claramente registrados en la base de datos.
SEDNA es Multi Moneda, si necesita revalorizar su inventario a otra moneda o sus compras son realizadas en monedas distintas al peso, ADM Gestión se encarga de las conversiones necesarias para mantener su costo actualizado y definir precios de venta en peso o en la moneda que estime conveniente.
SEDNA es Multiplataforma, pudiendo trabajar correctamente en máquinas con Windows XP hasta las más recientes versiones de Windows VISTA, Windows 7 o Windows Server.
SEDNA es Cliente Servidor, es decir su base de datos posee la tecnología para poder ser requerida desde muchos puntos a la vez, pudiendo ser colocada en un servidor y servir de aplicación para varias sucursales a través de una VPN o de una línea dedica de banda ancha entre los puntos.
Comunicaciones
SEDNA Back Office posee estructura denominada cliente servidor, en donde se dispone de una base de datos que actúa como servidor y de varios clientes o usuarios del sistema.
MySql permite alojar la base datos en un servidor único y “abrir” las conexiones que sean necesarias para permitir que los usuarios usen el sistema.
Esta conexión puede realizar en una intranet local o vía remota a través de una VPN.
Una VPN es el método más económico y efectivo para la transmisión de datos en la actualidad, básicamente porque todas las herramientas están incluidas en las versiones de Windows más actuales.
Como se observa en la figura superior, al disponer de una conexión de banda ancha o línea dedicada es posible compartir nuestra base de datos con todos los usuarios de la red, ya sea intranet o Internet, además de disponer de nuestra aplicación para ser acezada desde cualquier punto que tenga conexión a Internet.
Módulos del Sistema
Informes y Estadísticas.
SEDNA Back Office dispone de un módulo único y exclusivo para la generación y revisión de los informes del sistema relacionados con el inventario.
Con esto entregamos el poder de análisis y gestión en un solo modulo y quitamos del módulo de inventario estas características con la finalidad de no entregar datos estadísticos y de costo a los manejadores de bodega o a personal que no necesite conocer esa información.
Algunos de los Informes de este módulo son:
Stock por bodega
Stock critico por bodega
Ubicación del producto por bodega
Ranking de productos más vendidos
Informe de movimientos (Kardex) por Sucursal filtrando de acuerdo a:
Todos los productos.
Todos los productos de un grupo o de un subgrupo.
Un producto.
Además, es posible filtrar los movimientos de acuerdo a un rango de fechas.
Inventario Valorizado.
Comparación de la venta de artículos (grafico).
Informe de venta de artículos filtrando por:
Cliente, Me, Rango de fechas, Total.
Ponderación de Ventas.
Informe de Rentabilidad
Venta de productos no registrados
Informes de compra de artículos filtrando por:
Proveedor, Mes, Rango de fechas, Total.
Ventas
El módulo de ventas cuenta con una interfaz muy clara y rápida para realizar las operaciones de venta y de consulta de inventario, ya que hemos provisto en la ficha de selección de artículos de varias herramientas de consulta muy útiles al momento de la cotización.
La ficha de búsqueda además de mostrar las características del producto es posible ver los siguientes datos:
Stock Empresa: Total del stock de todas las bodegas y todas las sucursales.
Stock Sucursal: Total del stock de la sucursal y todas sus bodegas.
Stock Comprometido: Diferencia del stock sucursal menos las notas de venta.
Stock Pedido: Diferencia del stock sucursal más las órdenes de compra.
Stock en Transito: Diferencia del stock comprometido y el pedido.
Precio Neto
Precio con IVA
Ubicación dentro de la bodega
También es posible hacer una selección del producto por:
Código interno
Descripción
Código de barra
Código de Catalogo (Multi código)
También, entregamos la posibilidad de contar con tres precios predefinidos para un mismo artículo, esta opción está relacionada con la cantidad de artículos de la venta y basta con definir una tabla de recargo sobre el costo para poder usar esta opción.
Los recargos se definen por unidades de venta, como en el siguiente ejemplo:
Para el precio 1
Costo $100 si vendo desde 1 Unidad hasta 12 Unidades recargo un 100% y el precio final es $200
Para el precio 2
Costo $100 si vendo desde 12 Unidades hasta 24 Unidades recargo un 80% y el precio final es $180
Para el precio 3
Costo $100 si vendo desde 24 Unidades y más recargo un 60% y el precio final es $160
En el momento de la venta y de acuerdo a la cantidad selecciona por el vendedor el sistemas buscara el rango y mostrará el precio de venta.
Cotizaciones
SEDNA Back Office cuenta con una interfaz para realizar cotización que solo serán eso para el sistema, no reservan stock ni aumentan las notas de venta del cliente y puede ser recuperada cuando sea necesario y transformada en nota de venta o algún documentos final (factura, Boleta o Guía de Despacho)
Nota de venta
Formulario similar a la cotización pero que tiene la facultad de reservar o comprometer stock, además de poder ser modificada las veces que sea necesario y poder ser facturada sin necesidad de digitar el detalle.
Boleta, Guía de despacho y Factura
Todos estos documentos pueden confeccionarse directamente sin necesidad de armar una nota de venta o una cotización evitando un paso adicional y entregando más velocidad a la gestión de venta.
Compras
El módulo de compras está diseñado para ser un eficiente asesor y ayudante al momento de hacer pedidos y generar órdenes de compra.
El documento base del módulo de Compras es la orden de compra a partir de su creación es posible lleva un estricto control de los pedidos que se hagan a los proveedores y de la recepción de la mercadería en las distintas bodegas.
Emisión de Órdenes de Compra
La orden de compra es el documento base y en él es posible manejar todas las variables de compras que se hayan convenido con el proveedor. Así mismo es posible manejar el saldo de mercaderías por decepcionar a partir del pedido original, ya que todos los documentos de recepción de mercadería se cargan contra la orden de compra, es así como una orden de compra puede estar asociada a varias guías de despacho o a varias facturas parciales, SEDNA Back Office permite cruzar estos documentos y manejar el saldo de la orden de compra hasta que esta se encuentre totalmente decepcionada.
Lo orden de compra posee el estado de “autorizada” es así como cualquiera con la autorización necesaria podría crearlas, pero solo la persona con el privilegio especial podría autorizarlas para ser emitidas, las demás quedan en estado de borrador.
Además es posible indicar al “comprador” para que cada documento tenga un responsable de su creación.
Ingreso de Boletas, Guías y Factura de Compra.
SEDNA Back Office permite el ingreso de distintos documentos de compra, los que Irán cargando directamente el stock del producto ingresado. Así mismo se irán cargando las cuentas corrientes de los proveedores ya que es posible definir la fecha de cancelación de la factura, para que llegado el momento podamos usar el módulo de cuentas corrientes para emitir los listados de pago a proveedores de acuerdo a las fechas ingresadas en el módulo de compras.
Un opción interesante de este módulo es la opción de cruzar una factura con varias guías de despacho o con varias órdenes de compra, con eso se evitan doble digitacion, ya que si recibo una factura que viene con varias guías de despacho, solo tengo que ubicar esos documentos en el sistema y asignarles el número de la factura que las agrupa, con eso no se repite el ingreso de stock, solo se cuadran las guías de despacho y se dan por cerradas las órdenes de compra.
Ingreso de Notas de Crédito.
Al Igual que con las facturas, SEDNA Back Office brinda la posibilidad de ingresar las notas de crédito de los proveedores y así mantener las cuentas corrientes en perfecto orden.
Cuentas Corrientes
SEDNA Back Office integra en un solo modulo ambos manejos, y a través de una simple selección es posible determinar con que tipo se quiere trabajar.
En análisis de la información de la venta y de la compra esta resumido en tres niveles de informes
Proveedores
Clientes
Vendedor
Análisis de Proveedores y Clientes
Aquí se muestra y analiza toda la información relacionada con las facturas, boletas y guías de despacho del proveedor y de los clientes.
Los informes disponibles son:
Listado de Órdenes de Compra o nota de venta según condición:
Pendientes
Autorizadas
No Autorizadas
Todas
Despachadas
Todas
Devoluciones
Listado con Guías de devolución o compra según condición:
Pendientes, Despachadas, Todas
Listado con Facturas de compra o de venta según condición:
Crédito, Contado, Pendientes, Todas
Informe de Pagos o Cobros.
Listado de boletas
Recibos
Detalle y resumen
Listado con notas de crédito o débito
Detalle y resumen
Abonos A cuenta
Resumen de abonos
Todos los abonos
Saldos
Cuentas Corrientes (Kardex de ventas y pagos)
Listado de Cotizaciones.
Emisión de libros de compra y ventas
SEDNA Back Office provee de un listado capaz de emitir el libro de compra y venta de manera muy sencilla y rápida.
EL usuario tendrá la posibilidad de seleccionar el periodo que quiere listar, además de poder incluir o excluir las notas de crédito o las facturas.
Solamente haciendo un cambio en la pestaña de selección del tipo podrá ver el resumen de impuestos del periodo para las compras y ventas.
Además siempre estará a la vista en total de compras cuando se esté viendo el detalle de ventas y viceversa.
Análisis de Vendedores
Listado con el total de las ventas menos las notas de crédito o devoluciones, además del total correspondiente a su comisión de acuerdo al porcentaje indicado en la ficha del vendedor.
Libro de Compras y Ventas
SEDNA Back Office entrega una herramienta de consulta sobre el libro tributario de compras y ventas, indicando lo montos netos, el monto de los impuestos que se hayan utilizado (ILA, IVA, IHA, ICA), el monto total, la fecha de emisión y numero del documento.
Además muestra automáticamente un resumen de los impuestos de la categoría contraría a la que se esté revisando para tener en pantalla ambos totales y hacer las comparaciones necesarias.
Una característica muy importante de este informe (y de casi todos los de este sistema) es que es exportable a Excel, con solo un clic dispondrá de esta información para procesarla y analizarla con su planilla de cálculos.
Ingreso de Facturas
El módulo de cuentas corrientes cuenta con una interface para el ingreso de todas aquellas facturas que no se hagan por el módulo de facturación, o para todas aquellas en donde solo nos interese controlar la cuenta corriente del cliente.
Es así como esta opción no mueve inventarios, y su finalidad es ingresar en la cuenta corriente del cliente los cargos que sean necesarios.
Ingreso de los pagos de facturas
Esta opción está dada para hacer las cancelaciones de las facturas pendientes de los clientes, por su forma de operarse, SEDNA Back Office entrega una interface de manejo muy segura, ya que es imposible asignar pagos a un proveedor distinto, ya que el sistema solo muestra los documentos pendientes del cliente que se haya seleccionado.
También permite el abono de documentos por montos parciales, algo así como:
Si el cliente paga $150.000 pero quiere abonar $50.000 a tres facturas de distintos montos, podrá indicar el abono por ese monto a cada una de las facturas seleccionadas.